لماذا أتمتة المكاتب مهمة في الوقت الحاضر ؟
لتوضيح أهمية أتمتة المكاتب لابد من الاطلاع على نموذج البناء الخاص بأتمتة المكاتب والذي يظهر أهمية حوسبة وأتمتة مهام ووظائف المكتب والتي تنعكس ايجابياً على عمل المكتب من حيث سرعة الإنجاز وتبسيط الاجراءات والدقة بالعمل ونجد ما يلي :

1.أن هذا النموذج يعتمد على المعلومات والاتصالات2.يتكون نظام أتمتة المكاتب من:

أ‌- تطبيقات أتمتة المكتب التي لا تعتمد على الحاسوب

ب‌- تطبيقات أتمتة المكتب التي تعتمد على الحاسوب

ت‌- قاعدة البيانات

3.مدخلات النظام هي:

أ‌- موارد مادية داخلية

ب‌- المعالجات

ت‌- المواد المادية الخارجية

ث‌- معلومات من المحيط الخارجي

4.يستفاد من هذه النظام في حل المشكلات
5..إن عمل هذا النموذج يكون بالشكل التالي:

أ‌- يتم إدخال البيانات من خلال النظام الفيزيائي للشركة الموجودة أسفل النموذج حيث يتم معالجتها ومن ثم تدخل إلى قاعدة البيانات .

ب‌- يمكن استخدام هذه المعلومات كمدخل للتطبيقات التي تعتمد على الحاسوب والتي تستخدم في أتمتة المكاتب عن طريق التطبيقات التالية:

1. معالج الكلمات

2. البريد الالكتروني

3. التحاور عن طريق الحاسوب

4. التطبيقات الاخرى

ت‌- كما أن هذا النموذج يستخدم بعض التطبيقات التي لا تعتمد على الحاسوب (التشاور السمعي أو التلفزيوني )

ث‌- نجد الأتمتة الجديدة ستساعد في حل المشاكل عن طريق الاتصال بين المستفيدين مع بعضهم البعض أو مع البيئة المحيطة عن طريق الحاسوب والاتصالات .


                                                                         ندى محمد عبدالله مسلط